Acest acord de prelucrare a datelor („Acordul”) se încheie, conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”), între clubul care își creează cont pe kumite.ro („Operatorul” sau „Clubul”) și DOBRE R FLORIN PFA, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. F8/46/14.01.2022, C.I.F. 45478642, cu sediul în [ADRESĂ OPERATOR], reprezentată legal de Dobre Florin („Persoana împuternicită” sau „Platforma”). Acordul este acceptat electronic la crearea contului și face parte din Termenii și condițiile.
1. Obiectul și durata
Platforma prelucrează, în numele Clubului, datele personale ale sportivilor legitimați la Club, în scopul administrării acestora și al înscrierii și participării lor la competiții. Acordul este valabil cât timp Clubul are cont activ și până la ștergerea sau returnarea datelor conform secțiunii 8.
2. Natura și scopul prelucrării
- stocarea și afișarea datelor sportivilor în contul Clubului;
- înscrierea sportivilor la competiții și transmiterea listelor către organizatori;
- încadrarea pe categorii de vârstă, sex și greutate, tragerea la sorți, generarea programului de meciuri;
- înregistrarea rezultatelor și afișarea lor pe tabelele de concurs, pe monitoare și pe paginile publice de rezultate;
- afișarea fotografiei sportivului, exclusiv dacă Clubul a înregistrat acordul corespunzător.
3. Categorii de date și de persoane vizate
| Persoane vizate | Date |
|---|---|
| Sportivi ai Clubului, inclusiv minori | nume, prenume, sex, data nașterii, greutate, centură, țară, număr card NIKO / serie FRAM, fotografie, experiență în kickbox, număr de concurs, înscrieri, rezultate; IBAN, dacă Clubul îl completează |
| Părinți sau tutori ai sportivilor minori | nume, calitate, adresă de email, dovada acordului (dacă sunt înregistrate prin Platformă) |
Clubul nu va introduce în Platformă date din categoriile speciale prevăzute la art. 9 GDPR (de exemplu, date medicale) în alte câmpuri decât cele destinate acestui scop, dacă vor exista.
4. Instrucțiunile Operatorului
Platforma prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clubului. Instrucțiunile sunt: acest Acord, Termenii și condițiile, precum și acțiunile efectuate de Club în Platformă (adăugarea, modificarea, ștergerea sportivilor, înscrierea la competiții). Dacă Platforma consideră că o instrucțiune încalcă GDPR sau alte dispoziții legale, informează imediat Clubul.
5. Obligațiile Persoanei împuternicite
Platforma se obligă:
- să prelucreze datele numai în scopurile din secțiunea 2 și să nu le folosească în scopuri proprii, cu excepția celor pentru care Platforma este operator conform Politicii de confidențialitate (conturi, securitate, publicarea rezultatelor);
- să se asigure că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au angajat să respecte confidențialitatea;
- să implementeze măsurile tehnice și organizatorice din secțiunea 10;
- să respecte condițiile din secțiunea 6 pentru recurgerea la sub-împuterniciți;
- să asiste Clubul, prin funcționalitățile Platformei și la cerere, în a răspunde solicitărilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție);
- să asiste Clubul în îndeplinirea obligațiilor privind securitatea, notificarea încălcărilor și evaluarea impactului, ținând cont de informațiile disponibile Platformei;
- să notifice Clubul fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de la constatarea unei încălcări a securității datelor, cu informațiile necesare pentru notificarea autorității și a persoanelor vizate;
- la încetarea serviciului, să șteargă sau să returneze datele conform secțiunii 8;
- să pună la dispoziția Clubului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor și să permită audituri conform secțiunii 9.
6. Sub-împuterniciți
Clubul autorizează, în mod general, recurgerea la următorii sub-împuterniciți:
| Sub-împuternicit | Serviciu | Locație |
|---|---|---|
| [FURNIZOR GĂZDUIRE], Uniunea Europeană | găzduire servere și bază de date | Uniunea Europeană |
| Railsware Products Studio LLC (Mailtrap) | trimitere emailuri | UE / SUA |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | monitorizarea erorilor tehnice | SUA |
| Google Ireland Ltd. (reCAPTCHA) | protecție anti-spam pe formularele de autentificare | UE / SUA |
Platforma informează Clubul, prin actualizarea acestei pagini și prin notificare la următoarea autentificare, cu cel puțin 14 zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unui sub-împuternicit. Clubul poate obiecta în scris în acest termen; dacă nu se găsește o soluție, Clubul își poate închide contul. Platforma impune sub-împuterniciților, prin contract, obligații echivalente celor din acest Acord și rămâne răspunzătoare față de Club pentru aceștia.
7. Transferuri internaționale
Datele sunt stocate în Uniunea Europeană. Transferurile către sub-împuterniciți din afara UE se fac numai pe baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană sau a unei decizii de adecvare (inclusiv EU-US Data Privacy Framework).
8. Ștergerea și returnarea datelor
Clubul poate șterge oricând sportivii din contul său. La închiderea contului, Platforma șterge sau anonimizează datele sportivilor în cel mult 30 de zile, cu excepția rezultatelor competițiilor (nume, club, clasare), care sunt păstrate ca arhivă istorică a competiției în calitatea Platformei de operator, și a datelor a căror păstrare este impusă de lege. La cerere, înainte de închidere, Clubul poate obține un export al datelor sale.
9. Audit
Clubul poate solicita, cel mult o dată pe an și cu un preaviz de 30 de zile, informații și documente care să demonstreze respectarea acestui Acord. Un audit la fața locului se poate efectua doar dacă informațiile furnizate sunt insuficiente, într-un mod care nu perturbă activitatea Platformei și cu respectarea confidențialității celorlalți clienți.
10. Măsuri tehnice și organizatorice
- criptarea comunicațiilor (HTTPS/TLS) pentru toate paginile;
- parole stocate exclusiv sub formă de hash ireversibil; limitarea încercărilor de autentificare; protecție anti-automatizare;
- control al accesului pe roluri; fiecare club vede doar propriii sportivi;
- baza de date accesibilă doar din rețeaua internă a serverului; acces administrativ prin chei criptografice;
- copii de siguranță regulate; jurnale de acces și de erori păstrate maximum 12 luni;
- actualizarea regulată a componentelor software; monitorizarea erorilor;
- acces al personalului limitat la ce este necesar și supus confidențialității.
11. Obligațiile Operatorului
Clubul garantează că: are un temei legal pentru prelucrarea datelor sportivilor; a informat persoanele vizate (inclusiv părinții sau tutorii minorilor) conform art. 13 GDPR; deține acordurile necesare pentru publicarea fotografiilor; datele introduse sunt corecte și actualizate; răspunde solicitărilor persoanelor vizate și notifică autoritatea de supraveghere atunci când legea o cere.
12. Răspundere
Fiecare parte răspunde pentru prejudiciile cauzate prin încălcarea propriilor obligații din acest Acord și din GDPR, conform art. 82 GDPR.
13. Dispoziții finale
Acordul este guvernat de legea română. În caz de conflict între acest Acord și Termeni, prevalează Acordul în ceea ce privește prelucrarea datelor personale. Modificările Acordului sunt notificate utilizatorilor autentificați și trebuie acceptate pentru continuarea utilizării Platformei. Acceptarea electronică, prin bifarea căsuței la înregistrare sau la autentificare, are valoarea unei semnături, iar Platforma păstrează dovada acceptării (data, ora, adresa IP, versiunea documentului).